Sekretaris

Secretary to Crewing Manager

Tujuan Jabatan
Memberikan dukungan administrasi dan koordinasi kepada Crewing Manager agar kegiatan rekrutmen, pengelolaan dokumen, komunikasi, dan penempatan kru berjalan tertib dan tepat waktu.

Tugas dan Tanggung Jawab

1. Mengatur agenda, jadwal wawancara, dan kegiatan Crewing Manager.

2. Menerima, mencatat, menyortir, dan menyampaikan email, serta pesan yang berkaitan dengan kegiatan crewing.

3. Menyiapkan email, notulen rapat, laporan, daftar kandidat, dan dokumen administrasi lainnya sesuai arahan Crewing Manager.

4. Membantu mengelola database kandidat dan memperbarui informasi mengenai status lamaran, hasil seleksi, dokumen, serta rencana penempatan.

5. Memantau kelengkapan dan masa berlaku dokumen kandidat atau kru, lalu menyampaikan pengingat kepada pihak terkait.

6. Membantu mengoordinasikan jadwal wawancara, tes, pemeriksaan kesehatan, pelatihan, dan proses seleksi lainnya.

7. Menindaklanjuti komunikasi dengan kandidat, kru,serta departemen internal sesuai arahan Crewing Manager.

8. Membantu menyiapkan dokumen kandidat atau kru untuk proses pengajuan kepada klien dan kebutuhan penempatan.

9. Mengarsipkan dokumen fisik dan digital secara teratur serta memastikan dokumen mudah ditemukan ketika diperlukan.

10. Menyusun dan memperbarui laporan administrasi crewing, termasuk status kandidat, proses seleksi, dan tindak lanjut.

11. Membantu mengumpulkan dokumen dan data yang diperlukan untuk audit, evaluasi, atau pemeriksaan internal.

12. Menjaga kerahasiaan data pribadi kandidat dan kru serta informasi perusahaan dan klien.

13. Mengingatkan Crewing Manager mengenai jadwal penting, tenggat waktu, dan tindak lanjut yang belum selesai.

14. Melaksanakan tugas administrasi lain yang berkaitan dengan kegiatan crewing sesuai arahan atasan.

Persyaratan

1. Pendidikan minimal D1

2. Memiliki pengalaman di bidang administrasi

3. Mampu bekerja secara mandiri maupun dalam tim.

4. Bersikap jujur, disiplin, bertanggung jawab, dan menjaga kerahasiaan informasi.

5. Kemampuan berbahasa Inggris menjadi nilai tambah